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3 Regeln für Videokonferenzen

Für das Gelingen von Videokonferenzen z.B. über MS Teams habe ich meine persönlichen drei Regeln zusammengestellt:

Das Mikrofon sollte bei vielen Teilnehmern stumm geschaltet sein. Auf diese Weise werden nerviges Rauschen, Klappern, Stimmen im Hintergrund und ähnliches vermieden. Wenn dann jemand einen Redebeitrag leisten will, kann das Mikrofon einfach freigegeben und danach wieder auf stumm geschaltet. In MS Teams geht dies mit dem Shortcut STRG+SHIFT+M. In der Liste der Teilnehmer einer Besprechung kann oben „alle stummschalten“ ausgewählt werden, wenn sich zu Beginn einer Veranstaltung noch nicht alle daran gehalten haben.

In einigen Programmen ist die Aufzeichnung einer Besprechung möglich. Bspw. kann in MS Teams ein Mitschnitt erstellt werden, der automatisch den im Team eingetragenen Personen unter MS Stream zur Verfügung gestellt wird. Dies kann beabsichtigt sein, wenn auch nicht anwesende Teilnehmer gerne im Nachgang die Besprechung ansehen wollen. Allerdings sollte dies nur durch den Organisator durchgeführt werden, nachdem dieser die Teilnehmer darüber informiert hat. Eine Aufnahme wird mit einem Datenschutzhinweis angezeigt, aber kann im Besprechungsverlauf dem Organisator auch „durchrutschen“ sodass er nicht weiß, dass die Besprechung aufgezeichnet wird. Meines Erachtens gehört sich dies nicht. Auch wäre eine Löschung durch den Organisator nur dann möglich, wenn er selbst die Aufzeichnung durchgeführt hat.

Die Teilnehmer einer Besprechung können im Chat Hinweise oder Fragen geben. Dabei kann entweder der Organisator immer einen Blick darauf haben oder diese Aufgabe abgeben. Insbesondere, wenn der Organisator auch seinen Bildschirm oder eine Präsentation teilt, geht die Übersicht da schnell verloren. Dann ist es hilfreich, wenn ein Teilnehmer die Moderation des Chats übernimmt und ggf. geordnet per Audio Fragen oder Hinweise weiterleitet.

Mit diesen Regeln sollte der nächsten Besprechung auch mit mehreren Teilnehmern nichts im Wege stehen. Natürlich gibt es noch viele weitere Aspekte, aber in meiner Top-3-Zusammenstellung sind die o.g. mir am wichtigsten.